Tramitación y pago de viáticos (Honorarios / Funcionarios MIDE UC)

Los viáticos corresponden a una cantidad de dinero que se entrega para cubrir gastos de alojamiento, alimentación y traslado local a una persona que se le ha solicitado desempeñar una labor especifica fuera de las instalaciones del Centro.

El procedimiento para solicitar viáticos dependerá de la modalidad en que se encuentre contratado el colaborador, si está bajo la modalidad de honorarios se aplicará el procedimiento indicado en el punto 1.1. y si se encuentra con contrato de trabajo vigente deberá hacerlo en virtud de lo indicado en el punto 1.2.

1.1. Solicitud de viáticos personal con contrato a honorarios.
1.2. Solicitud de viáticos para Funcionarios MIDE UC/ UC.

1.1 Solicitud de viáticos para personal con contrato a honorarios.

Si con motivo de la contratación de un prestador de servicios, éste debe desempeñar sus funciones fuera de las instalaciones de MIDE UC se le otorgaran recursos para financiar gastos de alojamiento, alimentación y movilización local. Para ello el jefe de proyecto (o responsable) deberá enviar por email con a lo menos cinco días hábiles de anticipación a la analista Srta Susana Chavez (schavez@uc.cl) con copia a la directora de A&F (mamigot@uc.cl) el formulario “Solicitud de fondos para provisionar viáticos” (descargar archivo Nº 4_1 Solicitud de Fondos para provisionar Viáticos).

El formulario deberá contener la siguiente información:

• Nombre completo y RUT de la persona para quién se solicita el viático,
• Lugar de destino,
• Periodo: desde / hasta.
• Monto
• Número de cuenta corriente o cuenta vista (Información opcional, solo en caso de solicitar depósito)

Justificación y Rendición del viático.

Para llevar a cabo la rendición de un viatico se deberá enviar a la analista (schavez@uc.cl) el ”Formulario de Viatico/ Rendición “ (descargar archivo Nº 4_1_1 Formulario de Viáticos_Rendición) debidamente firmado por el prestador del servicio y el jefe de proyecto (o director de área) más la documentación (boletas o facturas) y los pasajes de ida y regreso que respalden los gastos realizados a propósito del viaje. La documentación deberá ser entregada a más tardar cinco días hábiles desde el regreso de la persona.

Tanto boletas como facturas deben estar en perfecto estado, legibles, en original y debidamente recepcionadas. Para el caso de boletas por pago de combustible o peajes se deberá indicar en el cuerpo de la boleta el número de patente del vehículo. Las facturas deben estar extendidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Montos

Los valores que se entreguen para financiar viáticos deberán estar considerados dentro del marco presupuestario de cada proyecto/ área y se fijarán de acuerdo a la disponibilidad de recursos de cada área, no obstante como valores diarios de referencia se podrán considerar los siguientes: viatico diario sin alojamiento $ 22.500 y viáticos son alojamiento $ 45.000.

1.2 Viáticos para funcionarios MIDE UC (nacionales e internacionales):

Todos los funcionarios que tengan contrato de trabajo vigente con MIDE UC de cualquiera de los siguientes tipos: a plazo fijo, indefinido o por proyecto, y que en el desempeño de sus funciones requieran desempeñar parte de sus funciones fuera de Santiago, se les entregará un viático que cubrirá los gastos de alimentación, alojamiento y movilización local.

Para solicitar el viático se deberá completar el formulario “Solicitud de Viático Funcionario UC” (descargar archivo Nº 4_2 Solicitud de viático Funcionario UC) y enviar dos ejemplares firmados por el trabajador y jefatura que autoriza el trámite a la asistente de A&F Srta. Leticia Parra a lo menos con 5 días hábiles de anticipación a la fecha de salida. Se solicita respetar este plazo debido a que la tramitación de viáticos para funcionarios conlleva una serie de gestiones que es necesario concretar ante casa central con anticipación al viaje del colaborador.

Según normativa de la UC este trámite debe hacerse siempre previo al viaje, no se podrá tramitar viático alguno posterior a dicha fecha.

Para el caso de viáticos que se solicitan en moneda extranjera (dólar o euro), el pago estará disponible mediante cheque nominativo que sólo podrá cobrar el funcionario.

En virtud de los plazos involucrados para ésta clase de trámite y por las múltiples variables que posee el formulario, se sugiere que antes de solicitar formalmente un viático se envíe el formulario (en borrador) al email lparrap@uc.cl para su revisión, así se evitan posteriores atrasos por corrección de errores o falta de información.

Si es primera vez que el funcionario tramita un viático, al momento de solicitarlo debe informar su cuenta bancaria, y considerar que la solicitud se deberá enviar con una anticipación de 7 días hábiles.

Justificación y rendición del Viático.

Para llevar a cabo la rendición de un viático se deberá enviar a la asistente de A&F los documentos (boletas o facturas) más los pasajes de ida y regreso que respalden los gastos realizados a propósito del viaje. La documentación a entregar se debe detallar en formulario “Documentos para justificar Viático” (descargar archivo Nº 4_2_1 Formulario para justificar Viático y reembolso asociado), que debe firmar tanto el funcionario como la jefatura que autorizó el viático.

Luego de esto el funcionario recibirá de parte de la asistente de A&F dos ejemplares del documento “Justificación de Viáticos”, que deberá firmar y devolver para su tramitación final del viatico.

La documentación deberá ser entregada a más tardar cinco días hábiles desde el regreso del funcionario a sus labores habituales.

Tanto boletas como facturas deben estar en perfecto estado, legibles y en original. Para el caso de las boletas por pago de combustible o peajes se deberá indicar en el cuerpo de la boleta el número de patente del vehículo. Si la rendición considera la entrega de facturas, éstas deberán estar extendidas a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Montos

Los valores que se soliciten para financiar el viático de un funcionario se fijarán de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria de cada proyecto/área no pudiendo exceder de los montos máximos determinados por la PUC, estos son:

• Viático nacional: 1,9 UTM
• Viático internacional: 150 USD (ver tabla de asignación por países en pag web UC)

Para mayor información sobre viáticos para funcionarios MIDE UC ingresar a la siguiente dirección: http://finanzas.uc.cl/ sección Políticas y Procedimientos, documento «Viáticos».