Después de la primera encuesta acerca de la reorganización que realizamos en enero, acogimos las sugerencias más recurrentes que se manifestaron en ella. Por ejemplo, las jornadas con que se dio inicio a la nueva estructura en abril, recogieron las sugerencias de realizar actividades de integración y desarrollo de equipo. Asimismo, la aplicación de esta segunda encuesta obedeció a la necesidad expresada de que sigamos monitoreando la implementación de la nueva organización.
Esta vez queremos compartir con ustedes lo que surgió en esta segunda encuesta referida a la reorganización que fue aplicada en junio y respondida por 45 integrantes del Centro. Sus resultados proporcionaron información valiosa sobre los aspectos positivos, áreas de mejora y las sugerencias para optimizar la implementación de la nueva organización.
Los aspectos positivos que fueron mencionados con mayor frecuencia fueron:
La oportunidad de trabajar en proyectos diversos, colaborar con nuevos compañeros de trabajo y con ello aprender.
La posibilidad de trabajar en proyectos diferentes, lo cual es muy desafiante desde el punto de vista profesional. Del mismo modo, permite conocer a otros/as compañeros/as de MIDE con quienes no se había trabajado previamente”
“(Ha sido positivo) La flexibilidad de las personas. El que estén realizando un seguimiento del proceso y estén preocupados. El cuidado para conformar los nuevos equipos”.
Asimismo, hubo varias menciones a las actitudes positivas y buena disposición de las personas, tanto de las jefaturas por la preocupación manifestada en implementar jornadas iniciales de conformación de los equipos, gestos de bienvenida y hacer un monitoreo del proceso, como también de los colaboradores que integran los nuevos equipos por su flexibilidad y buena disposición.
También hubo alusiones a aspectos de orden práctico como la rapidez para implementar los cambios incluyendo los espacios físicos, y cambios de oficina y la incorporación de salas para reuniones para no interferir el trabajo individual.
Estamos muy contento/as con que estos modos de percibir los cambios ya estén siendo experimentados, al menos por una parte importante de quienes respondieron la encuesta.
También se identificaron áreas de mejora y hubo sugerencias para abordarlas, que detallamos a continuación con las medidas que estamos implementando para responder a ellas:
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Aspectos para mejorar |
Acuerdos y medidas adoptadas |
| Hubo varias alusiones a los problemas con la estimación de tiempos o jornadas que son necesarios para completar las tareas, especialmente cuando estas son nuevas para las personas. Se percibe que están subestimados, y no incluyen un espacio suficiente para familiarizarse con las tareas o requerimientos de los entregables.
“(se puede mejorar) El cálculo de tiempos de jornadas para los proyectos se debiera integrar en ese cálculo la demanda mental que genera el ingresar a un tema totalmente nuevo, donde se usa mucho tiempo en comprender la lógica del proyecto, no se trata solo de horas ejecutivas.” |
Al respecto, se acordó en la dirección proveer espacios de inducción para las personas que asumen tareas nuevas y estimar los tiempos requeridos considerando la experiencia previa de las personas en el rol o tarea que se asumirá. El tiempo que se destine a la familiarización se considerará parte de la formación del/la profesional.
En tanto se implementan estos criterios, en el caso específico del staff, se está monitoreando periódicamente la carga de trabajo y se solicita a los profesionales colaborar alertando a su coordinación sobre posibles dificultades asociadas a este punto. |
| También hubo varias menciones a la disconformidad con las comunicaciones internas respecto de asuntos administrativos, debido a la tardanza de ellos o a la diferencia entre distintos equipos, lo que fomenta los canales informales de comunicación. | Esta inquietud fue tratada en Comité Ejecutivo y se definió que, sobre estos asuntos, se establecerán acuerdos de Centro que serán comunicados formalmente tanto por las jefaturas de los equipos transversales, como por las direcciones de las líneas verticales, de manera lo más simultánea posible y, además, mediante correos electrónicos generales desde la dirección cuando sea pertinente. |
| Otro asunto que suscitó inquietud es la necesidad de formación interna y gestión de las capacidades de los profesionales. Hubo interrogantes sobre los requisitos de formación para trabajar en MIDE, se echa de menos un plan de formación y se sugiere recibir retroalimentación sobre el propio desempeño y el modo en que se considerarán los propios intereses. | Al respecto, los integrantes del Comité Ejecutivo del centro tuvieron un taller el 5 de junio para abordar este punto. Muy pronto se comunicará el plan de formación interna que ha diseñado la coordinación del staff, recogiendo los focos más relevantes de necesidad identificados tanto al interior de ese equipo como desde las demás áreas del centro.
Respecto de la retroalimentación, hemos analizado que la que es posible a través de la evaluación de desempeño anual es insuficiente para potenciar el desarrollo profesional, por lo que se buscará generar espacios más frecuentes. En el caso del staff su coordinación está gestionando que los profesionales tengan una retroalimentación al finalizar los proyectos, y si son extensos, también en hitos intermedios. |
| Como es natural en este periodo inicial, también hubo menciones a dificultades para coordinarse y organizarse cuando se trabaja en distintos proyectos, e interrogantes sobre cómo se coordinan las líneas verticales y las transversales. Además, se sugirió contar con un sistema centralizado para registrar asignación de las personas y periodos a los proyectos. | Sobre este punto, les podemos contar que la coordinación ejecutiva ha estado trabajando en aquello y, por ejemplo, ya se generó un formulario online para coordinar, realizar y formalizar las solicitudes recíprocas. |
| Aunque no se relaciona estrictamente con la nueva estructura, hubo cuestionamientos a la mayor presencialidad, en especial porque quienes aludieron a ello, no perciben que se esté usando necesariamente para espacios de colaboración y trabajo conjunto o transferencia de experiencias, que era lo que se buscaba. | Esperamos que la implementación progresiva de las instancias de formación, de retroalimentación, y de discusión y de mejora continua de nuestro quehacer, que serán presenciales, respondan a esta inquietud. Adicionalmente, en la encuesta hubo una sugerencia sobre este punto, la cual es invertir esfuerzos en desarrollar habilidades de trabajo colaborativo y en equipo. Esta nos pareció interesante y buscaremos formas de implementarla. |
| Finalmente, se manifestó la necesidad de recibir información sobre los distintos proyectos que se desarrollan en MIDE para tener a la vista la variedad de actividades en las que sería posible involucrarse y aprender. | Para acoger esta necesidad, hemos dispuesto en Teams un enlace a un documento con la descripción de todos los proyectos adjudicados y en ejecución, además de información de cómo están conformados sus equipos. También se actualizó el directorio de anexos y correos en la Intranet, con la nueva organización de los equipos. |
Hasta aquí hemos sintetizado las inquietudes y valoraciones más frecuentes. Otras también importantes, como, por ejemplo, mejorar la conexión de internet en los pisos o incluir fotografías de quienes cumplen años en cada uno de ellos, igualmente están siendo acogidas, aunque no las hayamos registrado todas en este resumen.
Tenemos previsto realizar más encuestas y encuentros directos de los equipos con la dirección en el futuro, ya que la retroalimentación de las personas es fundamental para evaluar y mejorar continuamente nuestro funcionamiento como Centro.
